Hauptversammlung 2011
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit eingeladen zur Ordentlichen Hauptversammlung 2011
Die Ordentliche Hauptversammlung der RÖDER Zeltsysteme und Service AG
findet am Freitag, den 26. August 2011, um 10:00 Uhr im InterContinental Frankfurt/a.M. statt.
InterContinental Frankfurt
Wilhelm-Leuschner-Str. 43
60329 Frankfurt/a.M.
Tel. 069-26050
Fax 069-252467
Internet: InterContinental-Frankfurt
Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der RÖDER Zeltsysteme und Service AG zum 31.12.2010, der den Vorschlag des Vorstandes für die Verwendung des Bilanzgewinns enthält, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum 31.12.2010, des zusammengefassten Lageberichts des Vorstandes für die Gesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr 2010, des erläuternden Berichts des Vorstandes zu den Angaben nach §§ 289 Absatz 4 und 5, 315 Absatz 2 Nr. 5 und Absatz 4 des Handelsgesetzbuches und des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010
Der festgestellte Jahresabschluss der RÖDER Zeltsysteme und Service AG zum 31.12.2010, der den Vorschlag des Vorstandes für die Verwendung des Bilanzgewinns enthält, der vom Aufsichtsrat gebilligte Konzernabschluss zum 31.12.2010, der zusammengefasste Lagebericht des Vorstandes für die Gesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr 2010, der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Absatz 4 und 5, 315 Absatz 2 Nr. 5 und Absatz 4 des Handelsgesetzbuches und der Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010 können vom Tage der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft und auch im Internet unter www.r-zs.ag eingesehen werden. Auf Wunsch wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Die vorgenannten Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausgelegt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt zu diesem Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes zum 31. Dezember 2010
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2010 der RÖDER Zeltsysteme und Service AG in Höhe von EUR 25.820.770,21 wie folgt zu verwenden:
Ausschüttung einer Dividende von
| EUR 3,90 je Aktie, insgesamt | EUR | 3.432.000,00 |
| Gewinnvortrag auf neue Rechnung | EUR | 22.388.770,21 |
| EUR | 25.820.770,21 |
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2010
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes im Geschäftsjahr 2010 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates im Geschäftsjahr 2010 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2011
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die NEXIA – DHPG GMBH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – Steuerberatungsgesellschaft, Gummersbach, als Abschlussprüfer für den Jahresabschluss der RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2011 zu wählen.
Unterlagen zur Hauptversammlung
Zu den Tagesordnungspunkten 1 bis 5 liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der RÖDER Zeltsysteme und Service AG, Am Lautenstein, 63654 Büdingen, folgende Dokumente zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:
• Jahresabschluss der RÖDER Zeltsysteme und Service AG für das Geschäftsjahr 2010,
• Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns
• Konzernabschluss zum 31. Dezember 2010
• Zusammengefasster Lage- und Konzernlagebericht der RÖDER Zeltsysteme und Service AG für das Geschäftsjahr 2010
• Erläuternder Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Absatz 4 und 5, 315 Absatz 2 Nr. 5 und Absatz 4 des Handelsgesetzbuches
• Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2010
Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen übersandt. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung der RÖDER Zeltsysteme und Service AG zur Einsichtnahme ausgelegt und können auch im Internet unter www.r-zs.ag eingesehen werden.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Von den insgesamt ausgegebenen 880.000 nennwertlosen Stückaktien der Gesellschaft sind zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 880.000 Aktien teilnahme- und stimmberechtigt. Jede dieser Aktien gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine Stimme.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag und dessen Bedeutung)
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind gemäß § 17 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung – wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs der Anmeldung nicht mitzurechnen sind –, mithin bis Freitag, 19. August 2011, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, mithin auf den Freitag, 05. August 2011, 00:00 Uhr (sog. Nachweisstichtag), nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und hat in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) zu erfolgen. Der Nachweis über den Aktienbesitz ist durch eine in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts (in deutscher oder in englischer Sprache) zu erbringen. Der Nachweis ist bei der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung – wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind –, mithin bis Freitag, 19. August 2011 (Zugang), einzureichen. Anmeldungen und Nachweise über den Anteilsbesitz sind bei der Gesellschaft per Post, Telefax oder E-Mail unter folgender Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse einzureichen:
RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft
c/o DZ Bank AG Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank, Frankfurt am Main
dwpbank AG
WASHO
Einsteinring 9
85609 Aschheim-Dornach
Telefax: +49 (0) 69 50 99 11 10
E-Mail: hv-eintrittskarten@dwpbank.de
Gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 1 Aktiengesetz erläutern wir die Bedeutung des Nachweisstichtags im Sinne von § 123 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz dahingehend, dass nur diejenigen Personen, die am Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also am Freitag, 05. August 2011, 00:00 Uhr, Aktionäre sind, bei Erfüllung der weiteren satzungsmäßigen und gesetzlichen Teilnahmevoraussetzungen berechtigt sind, an der Hauptversammlung teilzunehmen und ihr Stimmrecht auszuüben. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist somit nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, er/sie lässt sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind jeweils eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.
Soweit die Vollmacht nicht einem Kreditinstitut, einer Vereinigung von Aktionären oder anderen, mit diesen gemäß § 135 Absätze 8 und 10 Aktiengesetz gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch).
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung geführt oder der Gesellschaft per Post, per Telefax oder per E-Mail übermittelt werden:
RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft
HV 2011
Am Lautenstein
63654 Büdingen
Telefax: +49 (0) 6049 700 – 109
E-Mail: hv2011@r-zs.ag
Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Vereinigungen von Aktionären oder diesen nach § 135 Absätze 8 und 10 Aktiengesetz gleichgestellten Personen oder Institutionen genügt es, wenn die Vollmachtserteilung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder eine diesen gemäß § 135 Absätze 8 und 10 Aktiengesetz gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigen wollen, werden gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.
Des Weiteren können die Aktionäre von der eingeräumten Möglichkeit Gebrauch machen, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen, gemäß ihren Weisungen für sie abzustimmen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Neben der Vollmacht müssen den Stimmrechtsvertretern daher Weisungen für die Ausübung des Stimmrechtes erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung können vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) erteilt werden. Zur Bevollmächtigung der von uns benannten Stimmrechtsvertreter benötigen die Aktionäre auch dann eine Eintrittskarte, wenn sie nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen. Diese dient als Formular für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter und die Erteilung der Stimmweisungen. Eintrittskarten sollten von den Aktionären möglichst frühzeitig bei der Depotbank für jedes Depot bestellt werden. Wir können die ordnungsmäßige Stimmrechtsausübung nur gewährleisten, soweit die ausgefüllten Vollmachtsformulare für die von uns benannten Stimmrechtsvertreter mit den Stimmweisungen der Aktionäre spätestens am Mittwoch, dem 24. August 2011, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft bei oben genannter Postadresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind. Daneben wird für an der Hauptversammlung teilnehmende Aktionäre die Möglichkeit bestehen, einem von der Gesellschaft beauftragten Stimmrechtsvertreter bei Verlassen der Hauptversammlung mittels einer auf der Stimmkarte dafür vorgesehenen Vollmacht bestimmte Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen.
Auch bei einer Bevollmächtigung des von der Gesellschaft beauftragten Stimmrechtsvertreters ist der frist- und formgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen notwendig.
Rechte der Aktionäre nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 Aktiengesetz
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Absatz 2 Aktiengesetz
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 EURO erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 Aktiengesetz verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn das Verlangen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung – wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind –, mithin bis spätestens Dienstag, 26. Juli 2011, 24:00 Uhr, zugegangen ist. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten.
Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:
RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft
Vorstand
Am Lautenstein
63654 Büdingen
Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Absatz 2, Absatz 1 i. V. m. § 142 Absatz 2 Satz 2 Aktiengesetz nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht worden sind – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse www.r-zs.ag bekannt gemacht.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 Aktiengesetz
Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung stellen (vgl. § 126 Aktiengesetz) sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern machen (vgl. § 127 Aktiengesetz). Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es einer Begründung nicht. Gegenanträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich per Post, per Telefax oder per E-Mail an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft
Herrn Andreas Haggenmüller
Am Lautenstein
63654 Büdingen
Telefax: +49 (0) 6049 700 – 109
E-Mail: hv2011@r-zs.ag
Anderweitig adressierte Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft unter der vorstehend angegebenen Adresse bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung – wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind –, also bis zum 11. August 2011, 24:00 Uhr, zugehen, werden – sofern die Voraussetzungen gemäß § 126 Absatz 2 Aktiengesetz erfüllt sind – unverzüglich über die Internetseite www.r-zs.ag zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf der genannten Internetseite veröffentlicht.
Gegenanträge und Wahlvorschläge sind nur dann gestellt, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, auch ohne vorherige fristgerechte Übermittlung, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten zu stellen oder Wahlvorschläge zu machen, bleibt unberührt.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 Aktiengesetz
Jedem Aktionär ist nach § 131 Aktiengesetz auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit dies zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die Informationen gemäß § 124a Aktiengesetz, die Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127, 131 Absatz 1 Aktiengesetz sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.r-zs.ag zur Verfügung.
Büdingen, im Juli 2011
RÖDER Zeltsysteme und Service Aktiengesellschaft
Der Vorstand